Ячейки являются основным элементом таблицы Excel. В эти ячейки записывается различная информация: числа, формулы, текст и другие данные. Чтобы ввести данные в ячейку, нужно щелкнуть на ней мышью и ввести информацию. Ячейка, на которой в данный момент установлен маркер, называется активной.
Столбцы и строки электронной таблицы имеют заголовки, которые расположены вдоль верхней левой границы таблицы. Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами от А до IV, всего столбцов 256, заголовки строк обозначаются арабскими цифрами от 1 до 65 356. Таким образом, самая большая таблица, созданная в программе, теоретически может содержать более 16 млн ячеек. Таким образом, каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который состоит из имени столбца и номера строки (например, А5, С65). Адрес активной ячейки отображается в поле Имя, которое расположено под панелями инструментов, слева от строки формул.
Excel позволяет вносить в таблицу данные, ширина которых больше ширины ячейки, но такие данные, возможно, будут выведены не полностью. Длинные строки текста могут переходить на соседние ячейки, если они свободны В противном случае эти строки прерываются на границе ячейки. Если число не помещается в ячейку, то оно или выводится в показательной форме (например, 3.14E+12, или заменяется знаками решетки. Имейте в виду, что в вычислениях используется даже те данные, которые не помещаются в ячейке. Текст и числа будут выведены полностью, если увеличить ширину столбца до нужного размера.
Если вы хотите вернуться к активной ячейке, которая не видна на экране,то воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+Backspace (можно также нажать одну из клавиш управления курсором). При выполнении данного действия активной станет соседняя ячейка относительно той, которая была активной ранее. Таким образом, вы вернетесь к нужной части таблицы.
Не все знают, как удобнее в Excel переместиться на нужную ячейку! Необязательно курсор мыши тянуть до нужного вам столбца или строки. Можно всего лишь в поле имени (поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки) прописать букву столбца и номер строки. Вот и все перед вами ваша ячейка.
Вставка специальных символов
Если вам необходимо вставить специальные символы, которых нет на клавиатуре, предположим греческую букву, то воспользуйтесь командой Вставка | Символ, которая открывает диалоговое окно Символ (Excel 2002 и выше). Выделите нужный знак и щелкните на кнопке Вставить. Если вы работаете с более ранними версиями Excel, то воспользуйтесь программой Таблица символов (charmap.exe), входящей в состав Windows.
Автозамена
Если вам нужно отключить автозамену (например, adn меняется на and), то выполните команду Сервис | Параметры автозамены и снимите флажок Заменять при вводе на вкладке Автозамена.
Маркер автозаполнения
Если вам надо ввести в ячейки регулярные последовательности чисел, например 1, 2, 3, 4, 5 и так далее, то воспользуйтесь маркером автозаполнения, который позволяет вводить числа автоматически. Маркер автозаполнения - это небольшой черный квадратик, расположенный в правом нижнем углу выделенной ячейки. При наведении на него указатель мыши примет форму небольшого крестика. Если ввести в ячейку число, а затем щелкнуть на маркере автозаполнения и, удерживая нажатой кнопку мыши, растянуть ячейку на соседние ячейки в любом направлении, то это число появится в каждой выделенной ячейке. Если же выделить две последовательные ячейки, в которых введены числа, а затем воспользоваться маркером автозаполнения, Excel проанализирует числа и заполнит ячейки, используя информацию о числовой последовательности исходных ячеек. Например, если в ячейке введено значение 1, а в ячейке 2 - значение 2, то при выделении при помощи маркера автозаполнения ячеек ВЗ, В4 и В5 в них появятся значения 3, 4 и 5 соответственно. При этом еще в процессе выделения вы сможете увидеть, какое значение будет внесено в каждую ячейку. Если в первых двух ячейках ввести 1 и 3, то следующими будут числа 5, 7, 9 и т.д. Существует и другой способ - в первой ячейке набрать первую цифру из этого ряда и выделить область удерживая клавишу Ctrl. В этом случае также ячейки будут заполняться по порядку.
А если данные в выделенных ячейках не образуют регулярную прогрессию? Тогда Excel аппроксимирует новые члены с использованием линейной прогрессии. Иногда это бывает очень удобно. Предположим, у вас имеются сводные данные по объемам продаж за 9 месяцев. Чтобы узнать, какой объем будет достигнут в будущем при сохранении текущих темпов, выделите ячейки и перетащите маркер заполнения.
Существуют и другие варианты приращения. Если при перемещении маркера заполнения использовать правую кнопку мыши, то на экране появится контекстное меню для выбора типа приращения:
- Линейное приближение генерирует арифметическую прогрессию, которая используется по умолчанию.
- Экспоненциальное приближение генерирует геометрическую прогрессию, в которой члены возрастают или убывают по экспоненциальному закону. Например, 1, 2, 4, 8.
- Прогрессия выводит диалоговое окно Прогрессия, которое позволяет выбрать способ продолжения последовательности — скажем, арифметическая или геометрическая прогрессия. Установка переключателя Автозаполнение приводит к тому же результату, что и простое перетаскивание маркера заполнения.
Настройка параметров последовательности в окне Прогрессия
В окне Прогрессия можно настроить последовательность по своему вкусу. Предположим, у вас есть три параметра: начальное значение, конечное значение и шаг последовательности. Тогда с помощью полей Шаг и Предельное значение создаем последовательность, начиная со значения, введенного в ячейке листа. Шаг - это разность между двумя соседними элементами. Предположим, мы ввели в ячейку число 3.Выделите 4 ячейки под выбранной ячейкой и выполните команду Правка | Заполнить | Прогрессия. Установите шаг 5 и предельное значение 45. Excel заполнит ячейки числами 3,8,13,18. Поэкспериментируйте сами.
Построение собственных последовательностей
Можно создавать свои нестандартные последовательности. Допустим, вы хотите ввести в таблицу повторяющие слова. Введите в ячейки слова один, два, три. Выделите их и перетащите маркер заполнения по всем ячейкам, в которых должна повторяться эта последовательность.
С помощью маркера заполнения также удобно дублировать содержимое ячеек. Предположим, вам надо скопировать содержимое ячейки в другие ячейки той же строки или столбца. Щелкните на нужной ячейке и перетащите маркер заполнения по ячейкам, в которых требуется продублировать значение. Чтобы продублировать содержимое ячейки в прямоугольном блоке, выделите копируемую ячейку и перетащите маркер заполнения сначала по горизонтали. Отпустите кнопку мыши. Снова захватите маркер заполнения, который действует уже для всего горизонтального диапазона, выделенного в данный момент, и перетащите его по вертикали.
Вставка новых ячеек
Быстро вставить несколько ячеек в Excel можно, если пометить ячейку, после которой надо вставить новые ячейки, поместить курсор мыши в правый нижний угол ячейки в виде маленького черного квадрата, нажать Shift (курсор поменяет вид) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растянуть рамку на столько ячеек, сколько надо вставить.
В ячейке Excel может находиться более одной строки текста - можно вручную вставлять "разрыв строки" или абзаца. После нажатия Alt+Enter курсор внутри ячейки переносится на следующую строку. Процесс переноса на следующую строку можно автоматизировать, если отметить пункт "Переносить по словам" в закладке "Выравнивание" (Формат-Ячейки).
Для расчета формулы в какой-то ячейке Excel не обязательно перед формулой ставить знак "=". Вместо него можно поставить "+". При этом в формуле можно также использовать значения каких-то ячеек. Это может быть удобно для тех, кто осуществляет набор данных на малой цифровой клавиатуре.
Для того чтобы быстро просуммировать значение нескольких ячеек, идущих подряд в строке или столбце (без лишних движений мышкой, а только с клавиатуры), в ячейке, где нужно значение суммы, нажать "ALT"+"=" и Enter. При этом данные для суммирования будут браться из ячеек, идущих подряд, выше или левее той, в которой вы находитесь.
В Excel ввод данных осуществляется в отдельные ячейки. Чтобы выбрать ячейку, в которую необходимо ввести данные, нужно сделать ее активной. Для этого можно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши или воспользоваться клавишами управления курсором на клавиатуре. Когда ячейка является активной, можно начинать ввод данных с клавиатуры. При этом вводимый текст или числа появляются не только в ячейке, но и в строке формул, в которой также возникают три кнопки - Отмена, Ввод и Вставка функции. Если при вводе вы допустили ошибку, то для полной отмены ввода нажмите клавишу Esc (или кнопку Отмена в строке формул), а для исправления опечатки - клавишу Backspace. Для редактирования данных в ячейке при первоначальном вводе нельзя использовать клавиши управления курсором для перемещения по тексту, это приведет к завершению ввода, и данные будут зафиксированы. Чтобы завершить ввод данных, нужно выполнить одно из следующих действий:
- нажать клавишу Enter - при этом активной ячейкой станет расположенная под ячейкой ввода
- воспользоваться сочетанием клавиш Shift+Enter - активной станет ячейка, расположенная над ячейкой ввода
- нажать клавишу Tab - активной станет ячейка, расположенная справа от ячейки ввода
- воспользоваться сочетанием клавиш Shift+Tab - при этом активной станет ячейка, расположенная слева от ячейки ввода
- использовать любую из клавиш управления курсором
- щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул - активной останется ячейка ввода
- щелкнуть мышью на любой другой ячейке
Чаще всего для завершения ввода используется клавиша Enter. При этом активной становится ячейка, расположенная под ячейкой ввода. Можно изменить данное поведение:
- Выполните команду Сервис | Параметры | вкладка Правка
- Измените значение параметра в списке в направлении, выбрав нужное направление (Вниз, Влево, Вправо, Вверх). Чтобы после ввода ячейка оставалась активной, снимите флажок Переход к другой ячейке после ввода.
В Excel существуют возможности для ускорения ввода данных - автозаполнение и быстрый ввод значений. Эти две функции работают только в том случае, если при вводе данных в столбцы вы не пропускаете ячейки, то есть между заполненными ячейками нет пустых. Если вы пропускаете ячейку, Excel воспринимает это как завершение таблицы. При этом для новой таблицы заполнение данных из первой не происходит - для новой таблицы собирается другая информация. Автозаполнение включается, когда при вводе данных программа обнаруживает, что в данном столбце уже есть ячейки, которые содержат такие данные. При этом в активной ячейке появляется предлагаемый конец слова или фразы. Вы можете принять предложенный вариант заполнения ячейки, нажав клавишу Enter или одну из клавиш управления курсором, а можете отказаться от него, продолжив ввод дальше. При быстром вводе подходящее значение можно выбрать из списка. Для этого выделите ячейку и нажмите сочетание клавиш Alt+Стрелка вниз. Под ячейкой появится список всех текстовых значений текущего столбца. Используя клавиши управления курсором, выберите нужный вариант и нажмите Enter или просто щелкните на необходимой строке мышью.
Выделение ячеек
Перед тем как применить какую либо операцию редактирования, ячейку необходимо выделить. Если с несколькими ячейками нужно выполнить одинаковые действия, то можно выделить группу ячеек. Выделенные группы ячеек называют также диапазонами ячеек. Если вы выделите диапазон ячеек, они все будет активными, при этом вокруг ячеек возникнет окаймляющая рамка. Выделить диапазон ячеек можно следующими способами.
- Выберите одну из ячеек и, удерживая левую кнопку мыши, перемещайте мышь до тех пор, пока нужный диапазон не будет выделен.
- Введите в поле Имя адрес левой верхней ячейки диапазона, двоеточие и адрес правой нижней ячейки (например A1:C5) и нажмите клавишу Enter.
- Выберите одну из ячеек таблицы и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на ячейке, расположенной по диагонали от активной.
Если нужно выделить не диапазон, а отдельные ячейки, то удерживая клавишу Ctrl, щелкайте на нужных ячейках.
Чтобы отменить выделение, щелкните мышью на любой ячейке, которая не входит в выделенный диапазон, или нажмите одну из клавиш управления курсором.
Чтобы выделить строку, щелкните на ее заголовке. Другой способ - активируйте любую ячейку строки и нажмите на клавиши Shift+Space (Пробел). Аналогично, чтобы выделить столбец, щелкните на его заголовке, или выделите любую ячейку столбца и нажмите на клавиши Ctrl+Space (Пробел)
Чтобы выделить несколько подряд идущих строк, то выделите заголовок первой строки и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на заголовке последней строки. Аналогично, чтобы выделить несколько подряд идущих столбцов, выделите заголовок первого столбца и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на заголовке последнего столбца.
Чтобы выделить несколько строк, которые расположены непоследовательно, то выделите заголовок первой строки и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, поочередно выберите нужные заголовки строк. Аналогчино, чтобы выделить несколько столбцов, которые расположены непоследовательно, выделите заголовок первого столбца и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, поочередно выберите заголовки нужных столбцов.
Чтобы выделить несколько несмежных диапазонов ячеек, удерживайте клавишу Ctrl при выделении диапазонов мышью. При этом активной будет первая ячейка последнего выделенного диапазона.
Для выделения всей таблицы рабочего листа нажмите кнопку, расположенную на пересечении строк и столбцов в левом верхнем углу таблицы, или воспользуйтесь комбинацией Ctrl+Shift+Пробел.
В документе есть скрытые ячейки (строки). При вставке данных заполняются и скрытые ячейки. Возможно ли чтоб при команде "вставить" заполнялись только видимые ячейки? Да, перед вставкой данных, но после выделения диапазона нужно сделать так: Правка | Перейти| Выделить | Только видимые ячейки.
Упражнение на работу с выделенным диапазоном ячеек
Выделите диапазон ячеек из двух рядов и двух столбцов (4 ячейки). Нажмите клавишу Delete, очистив ячейки от данных, если они там есть. Введите данные в первую активную ячейку диапазона и нажмите клавишу Enter. Продолжайте вводить данные в другие ячейки. Обратите внимание, что после нажатия на клавишу Enter, активной становиться одна из ячеек выделенного диапазона.
Копирование ячеек (Ввести какое-либо значение в большой диапазон)
Вам нужно ввести какое-либо значение в столбец или в большой диапазон ячеек. Вы либо долго тянете мышкой или используете копировать-вставить. Гораздо проще сделать так (для столбца):
- Выделите первую ячейку того диапазона, в который нужно ввести число.
- Щелкните в области адресов слева от строки формул и введите там адрес конечной ячейки, например A10000. Нажмите SHIFT+ENTER Таким образом Вы выделили нужный диапазон.
- Ведите с клавиатуры нужное число. И нажмите CTRL+ENTER. Все ячейки заполняется одинаковыми значениями
Если нужно выделить не столбец, а группу ячеек, то во втором шаге щелкните в области адресов слева от строки формул и введите там адрес выделяемого диапазон, например A1:A10000. Нажмите ENTER. Далее повторите следующие шаги.
Копирование, перемещение, вставка содержимого ячеек
Для редактирования содержимого ячеек часто используются команды Вырезать, Копировать и Вставить. С их помощью можно помещать содержимое одной ячейки в другую, быстро делать копии рабочих листов и т.д.
При вставке данных в непустую ячейку находящиеся в ней данные будут утеряны.
Копирование или перемещение содержимого ячейки можно осуществлять несколькими способами:
- С помощью кнопок на панели инструментов Стандартная
- С помощью команд контекстного меню, если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши
- С помощью сочетаний клавиш: Ctrl+X - вырезать; Ctrl+C - копировать; Ctrl+V - вставить.
- Используя команды меню Правка.
- С помощью мыши (см. ниже)
Чтобы переместить содержимое ячейки с помощью мыши нужно сделать следующее:
- Выделите ячейку, из которой нужно переместить данные
- Установите курсор в этой ячейке таким образом, чтобы он превратился в перекрестие из двух стрелок
- Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите курсор мыши на ячейку, в которую нужно переместить данные. При этом возле курсора отображается адрес ячейки
- Отпустите кнопку мыши и данные будут перемещены. При этом, ячейка, в которую были внесены данные, станет активной
Копирование при помощи мыши осуществляется точно так же, только перед указанием ячейки, в которую нужно скопировать данные, необходимо нажать и удерживать клавишу Ctrl. При этом возле курсора появится знак плюс
Имейте в виду, что данные, перемещенные или скопированные из одной ячейки в другую при помощи мыши, в буфер обмена не заносятся.
Команды отмены и возврата действия
Если вы ошиблись при перемещении данных в другую ячейку, то для исправления ошибок в Excel предусмотрена возможность отмены выполненных последних действий. Вы можете отменить последнее действие следующим образом:
- выполнив команду Правка | Отменить
- используя сочетания клавиш Ctrl+Z
- щелкнув на кнопке Отменить ввод на панели инструментов Стандартная
Обратите внимание, что можно отменить около 30 последних действий пользователя. Однако следует помнить, что нельзя отменить предпоследнее действие, не отменяя последнее, то есть отменять действия можно только последовательно. Чтобы отменить сразу несколько действий, щелкните на стрелке, расположенной справа от кнопки Отменить, и выберите количество отменяемых действий.
Если вы ошиблись при исправлении ошибок, то воспользуйтесь функцией Вернуть, позволяющей выполнить операцию возврата после отмены действий.
Специальная вставка
При вставке числовых или текстовых данных из других приложений часто бывает, что эти данные есть набраны другим шрифтом, имеют другой цвет и размер. В этом случае при обычной вставке возникает нарушение внешнего вида таблиц. Чтобы не тратить время на приведение данных к стандартному виду, можно использовать команду Специальная вставка. В этом случае есть возможность выбрать один из вариантов вставки данных, среди которых есть и обычный текст без форматирования. Для выполнения команды Специальная вставка выполните одно из следующих действий:
- Используйте команду меню Правка | Специальная вставка
- Используйте команду контекстного меню Специальная вставка
- Щелкните на стрелке, расположенной справа от кнопки Вставить на панели инструментов Стандартная и выберите команду Специальная вставка
Удаление или добавление ячеек
Иногда бывает необходимо удалить не содержимое ячейки, а саму ячейку. Excel дает возможность удалять ячейки, исключая их из таблицы. При этом образовавшиеся на их месте пустоты закрываются в результате перемещения ячеек снизу или справа. Для удаления ячеек используется один из следующих способов:
- Выполнить команду Правка | Удалить
- Выбрать команду Удалить в контекстном меню ячейки
После выполнения одной из этих команд появится диалоговое окно Удаление ячеек, в котором нужно указать способ удаления. Рассмотрим варианты удаления, которые представлены в этом окне:
- ячейки, со сдвигом влево - удаление текущей ячейки и перемещение на ее место ячейки, находящейся справа
- со сдвигом вверх - удаление текущей ячейки и перемещение на ее место ячейки, находящейся внизу
- строку - удаление целой строки
- столбец - удаление целого столбца
Добавление ячеек - противоположная команда удалению. Чтобы добавить ячейку, необходимо выделить ячейку, возле которой планируется вставка, и использовать один из следующих способов:
- Выполнить команду Вставка | Ячейки
- Выбрать команду Добавить ячейки в контекстном меню ячейки
При этом появится диалоговое окно Добавление ячеек, в котором необходимо выбрать нужное положение переключателя:
- ячейки, со сдвигом вправо - для добавления ячейки слева от текущей, при этом вся строка сдвинется вправо
- строку - для добавления целой строки
- ячейки, со сдвигом вниз - для добавления ячейки сверху от текущей, при этом весь столбец сдвинется вниз
- столбец - для добавления целого столбца
Проверка данных при вводе
В Excel есть средство проверки данных. Оно предполагает установку пользователем типа данных и их значений для выбранной ячейки или диапазона. Когда в такие ячейки происходит ввод или значения в них изменяются, программа анализирует их в соответствии с заданными условиями и, если находит несоответствия, сообщает об этом пользователю. Ввод параметров проверки осуществляется в диалоговом окне Проверка вводимых значений, для вызова которого необходимо выполнить команду Данные | Проверка.
На вкладке Параметры этого окна устанавливаются следующие параметры
- Тип данных - это может быть целое число, дата, время, текст и пр.
- Значение - дает возможность выбора одного из критериев: больше, меньше, равно и пр.
- Минимум/Максимум - задает минимальное и максимальное значение.
На вкладке Сообщение для ввода можно указать сообщение, которое будет возникать при ошибочном вводе данных, а на вкладке Сообщение об ошибке - подсказку, которая будет появляться при обнаружении несоответствий.
Определение критериев ввода данных в ячейки сводит к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении таблицы. Особенно такая возможнотсь полезна, когда над таблицей работают несколько человек.
Проверка данных работает только при непосредственном вводе данных в ячейки. Если же вы скопировали в них данные из буфера при помощи маркера автозаполнения или путем перетаскивания мышью значений из других ячеек, проверка данных не сработает.
Присвоение имен ячейкам и диапазонам
Иногда очень удобно присваивать ячейкам и диапазонам ячеек отдельные имена. Эти имена впоследствии можно использовать в различных формулах, а также при выполнении перехода. Использование имени упрощает ввод формул. Назначая имена диапазонам ячеек, вы можете впоследствии вставлять их в формулы вместо заголовков столбцов и названий строк. Допустим, в книге есть необходимость использования большого количества сложных формул. Что бы не теряться и не путаться в числовых адресах ячеек и диапазонов, можно использовать их имена. Использование имени можно сравнить с адресными ссылками в Интернете. Пользователю гораздо легче запомнить название сайта, которое является понятным ему словом или словосочетанием, чем использовать ничего незначащий набор цифр - IP адрес хоста. Присвоить имя ячейке или диапазону можно несколькими способами. Они идентичны для одной ячейки и диапазона. Если при выполнении этого действия выделена ячейка, то название будет присвоено только ей, если несколько ячеек - то всему диапазону. При создании имен нужно учитывать следующее:
- имя не должно содержать пробелов;
- имя должно начинаться с буквы, символа подчеркивания (_) или обратного слэша ();
- имя не должно быть таким, как ссылка на ячейку (например, S4);
- имя не может быть обозначено буквами R и С;
- по умолчанию имя действительно для всех листов текущей книги.
Для присвоения имени используйте один из таких способов:
- введите имя ячейки или диапазона в поле Имя
- выполните команду Вставка | Имя | Присвоить
Обратите внимание, что при использовании второго способа доступно гораздо больше возможностей. Так, если вы выделяете ячейку, в которую введены текстовые данные, то программа может предложить вам присвоить ей идентичное этим данным. В окне Присвоение имени также могут отображаться имена других ячеек и диапазонов, которые используются в таблице. Это упростит выбор имени, а также позволит удалить ненужные имена.
Отдельно отметим возможность создания имени в пределах текущего листа. Если вам не нужно, чтобы заданное имя распространялось на все листы таблицы, то в поле Имя диалогового окна Присвоение имени задайте для ячейки имя вида Лист1:Имя. В результате на других листах этого имени действительно не будет.
После присвоения ячейкам и диапазонам имен поле Имя, расположенное слева от строки формул, можно использовать для быстрого перехода к элементам таблицы, а также для их быстрого выделения. Для перехода нажмите кнопку в виде стрелки справа от поля Имя и выберите нужную ячейку или диапазон из раскрывающегося списка.
Упражнение. Присвоение имен ячейкам
- Выделите строку, в которой записаны данные о товаре.
- Щелкните на поле Имя и введите в него название диапазона - Помидоры.
- Выделите строку, в которой записаны данные о товаре Огурцы
- Выполните команду Вставка | Имя | Присвоить. В окне Присвоение имени для выделенного диапазона будет предложено имя Огурцы. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить присвоение имени.
- Снимите выделение и снова выделите диапазон Помидоры. Убедитесь, что имя диапазона отображается в поле Имя.
- Нажмите кнопку в виде стрелки и выделите название диапазона Огурцы. Убедитесь, что диапазон выделен.
Создаем выпадающий список
Создаем табличку-заготовку, на той же странице выводим диапазон данных (потом это можно скрыть). Заходим на вкладку Данные и выбираем Проверка данных. В открывшемся диалоговом окне выбираем Список, и вводим диапазон значений. Жмем на Ок, и теперь в выделенной ячейке появился выпадающий список.
